Este aviso describe cómo puede utilizarse y divulgarse tu información médica y cómo puedes acceder a ella. Por favor, revísalo detenidamente.
Introducción
La ley nos obliga a mantener la privacidad de la «información sanitaria protegida». «Información sanitaria protegida» incluye cualquier información identificable que obtengamos de ti o de otros y que esté relacionada con tu salud física o mental, la asistencia sanitaria que has recibido o el pago de tu asistencia sanitaria.
Como exige la ley, este aviso te proporciona información sobre tus derechos y nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la privacidad de la información sanitaria protegida. Este aviso también trata de los usos y divulgaciones que haremos de tu información sanitaria protegida. Debemos cumplir las disposiciones de este aviso, aunque nos reservamos el derecho a modificarlo de vez en cuando y a hacer efectivo el aviso revisado para toda la información sanitaria protegida que conservemos. Siempre puedes solicitar una copia de nuestro aviso de privacidad más actualizado en nuestra oficina.
Usos y divulgaciones permitidos
Podemos utilizar o divulgar tus datos sanitarios protegidos con fines de tratamiento, pago y operaciones de asistencia sanitaria.
- Por tratamiento se entiende la prestación, coordinación o gestión de tu asistencia sanitaria, incluidas las consultas entre profesionales sanitarios en relación con tu asistencia y las derivaciones de asistencia sanitaria de un profesional sanitario a otro. Por ejemplo, un médico que te trata por una pierna rota puede necesitar saber si tienes diabetes, porque la diabetes puede ralentizar el proceso de curación. Por tanto, el médico puede revisar tu historial médico para evaluar si tienes afecciones potencialmente complicadas, como la diabetes.
- Por pago se entienden las actividades que realizamos para obtener el reembolso de la asistencia sanitaria que te prestamos, incluidas las determinaciones de elegibilidad y cobertura y otras actividades de revisión de la utilización. Por ejemplo, antes de prestarte servicios de asistencia sanitaria, puede que tengamos que proporcionar a tu compañía de seguros (u otro tercero pagador) información sobre tu estado de salud para determinar si el tratamiento propuesto estará cubierto. Cuando posteriormente facturemos a la aseguradora o a otro tercero pagador los servicios que te hayamos prestado, podemos facilitar a la aseguradora o a otro tercero pagador información relativa a tu asistencia si es necesario para obtener el pago.
- Por operaciones de asistencia sanitaria se entienden las funciones de apoyo de nuestra consulta relacionadas con el tratamiento y el pago, como actividades de garantía de calidad, gestión de casos, recepción y respuesta a las quejas de los pacientes, revisiones médicas, programas de cumplimiento, auditorías, planificación empresarial, desarrollo, gestión y actividades administrativas. Por ejemplo, podemos utilizar tu información médica para evaluar el rendimiento de nuestro personal al atenderte. También podemos combinar la información médica de muchos pacientes para decidir qué servicios no son necesarios y si determinados tratamientos nuevos son eficaces.
Revelaciones relacionadas con comunicaciones contigo o con tu familia
Podemos ponernos en contacto contigo para recordarte citas o informarte sobre alternativas de tratamiento u otras prestaciones y servicios relacionados con la salud que puedan interesarte o que estén relacionados específicamente con tu atención médica a través de nuestra consulta. Por ejemplo, podemos dejar recordatorios de citas en tu contestador automático o con un familiar u otra persona que pueda contestar al teléfono en el número que nos hayas dado para ponernos en contacto contigo.
Podemos revelar tus datos sanitarios protegidos a tus familiares o amigos, o a cualquier otra persona identificada por ti, cuando participen en tu asistencia o en el pago de la misma. Sólo revelaremos los datos sanitarios protegidos directamente relacionados con su participación en tu asistencia o en el pago de la misma. También podemos utilizar o revelar tus datos sanitarios protegidos para notificar o ayudar a notificar a un familiar, a un representante personal o a otra persona responsable de tus cuidados tu ubicación, estado general o fallecimiento. Si estás disponible, te daremos la oportunidad de oponerte a estas divulgaciones, y no las haremos si te opones. Si no estás disponible, determinaremos si la revelación a tus familiares o amigos es lo mejor para ti, y sólo revelaremos la información sanitaria protegida que sea directamente relevante para su participación en tu cuidado.
Permitiremos que tus familiares y amigos actúen en tu nombre para recoger recetas, material médico, radiografías y formas similares de información sanitaria protegida, cuando determinemos, según nuestro criterio profesional, que es en tu interés que se produzcan tales divulgaciones.
Otras situaciones
Donación de órganos y tejidos. Si eres donante de órganos, podemos divulgar información médica a organizaciones que se ocupan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
Militares y Veteranos. Si eres miembro de las Fuerzas Armadas, podemos divulgar información médica sobre ti según lo requieran las autoridades del mando militar. También podemos divulgar información médica sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
Riesgos para la salud pública. Podemos revelar información médica sobre ti para actividades de salud pública. Estas actividades suelen incluir lo siguiente
- Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades
- Informar de nacimientos y defunciones
- Para denunciar a una víctima de malos tratos, abandono o violencia doméstica
- Para informar de reacciones a medicamentos
- Para notificar a la gente sobre productos, retiradas, reparaciones o sustituciones
- Para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección
Actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar información médica a organismos federales o estatales que supervisen nuestras actividades. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. Podemos revelar información sanitaria protegida a personas bajo la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos para hacer un seguimiento de los productos o para llevar a cabo una vigilancia posterior a la comercialización.
Pleitos y litigios. Si estás implicado en un pleito o litigio, podemos revelar información médica sobre ti en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos revelar información médica sobre ti en respuesta a una citación, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal por parte de otra persona implicada en el litigio.
Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar información médica si nos lo pide un agente de la autoridad:
- En respuesta a una orden judicial, citación, orden de detención, emplazamiento o proceso similar
- Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida
- Sobre la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona
- Sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva
- Sobre la conducta delictiva en nuestras instalaciones
- En circunstancias de emergencia para denunciar un delito; la localización del delito o de las víctimas o la identidad, descripción o localización de la persona que cometió el delito.
Médicos forenses y directores de funerarias. Podemos revelar información médica a un médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos revelar información médica sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para que lleven a cabo sus funciones.
Reclusos. Si estás preso en una institución penitenciaria o bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos revelar información médica sobre ti a la institución penitenciaria o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley. Esta divulgación sería necesaria para que la institución te prestara asistencia sanitaria, para proteger tu salud y seguridad o la salud y seguridad de otras personas, o para la seguridad y protección de la institución penitenciaria.
Amenazas graves. Según lo permitido por la legislación aplicable y las normas de conducta ética, podemos utilizar y divulgar información sanitaria protegida si, de buena fe, creemos que el uso de la divulgación es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
Ayuda en caso de catástrofe. Cuando lo permita la ley, podremos coordinar nuestros usos y divulgaciones de información sanitaria protegida con entidades públicas o privadas autorizadas por ley o por estatuto para ayudar en las tareas de socorro en caso de catástrofe.
Tus derechos
1. Tienes derecho a solicitar restricciones a nuestros usos y divulgaciones de información sanitaria protegida para tratamientos, pagos y operaciones de asistencia sanitaria. Sin embargo, no estamos obligados a acceder a tu solicitud.
2. Tienes derecho a solicitar razonablemente recibir comunicaciones de información sanitaria protegida por medios alternativos o en lugares alternativos.
3. Sujeto al pago de un cargo razonable por copia según lo dispuesto por la ley estatal, tienes derecho a inspeccionar u obtener una copia de la información sanitaria protegida contenida en tus historiales médicos y de facturación y en cualquier otro historial clínico que utilicemos para tomar decisiones sobre ti, excepto en los casos siguientes:
- Notas de psicoterapia, que son notas grabadas por un profesional de la salud mental en las que se documenta o analiza el contenido de una conversación durante una sesión privada de asesoramiento o una sesión de asesoramiento en grupo, conjunta o familiar, y que han sido separadas del resto de tu historial médico.
- Información recopilada en previsión razonable de una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, o para su uso en los mismos.
- Información sanitaria protegida relativa a pruebas de laboratorio cuando la ley exija su acceso
- Si eres un recluso y la obtención de dicha información pondría en peligro tu salud, seguridad, custodia o rehabilitación o la de otros reclusos, o la seguridad de cualquier funcionario, empleado u otra persona de la institución penitenciaria o persona responsable de transportarte.
- Si obtuvimos o creamos información sanitaria protegida como parte de un estudio de investigación durante el tiempo que dure la investigación, siempre que hayas aceptado la denegación temporal de acceso al consentir participar en la investigación.
- Tus datos sanitarios protegidos estén contenidos en registros conservados por una agencia federal o un contratista cuando la ley exija tu acceso a ellos
- Si la información sanitaria protegida se obtuvo de una persona distinta de nosotros bajo promesa de confidencialidad y el acceso solicitado podría revelar razonablemente la fuente de la información.
También podemos denegar una solicitud de acceso a información sanitaria protegida si
- Un profesional sanitario autorizado ha determinado, en ejercicio de su criterio profesional, que es razonablemente probable que el acceso solicitado ponga en peligro tu vida o tu seguridad física o la de otra persona.
- La información sanitaria protegida hace referencia a otra persona (a menos que esa otra persona sea un proveedor de asistencia sanitaria) y un profesional sanitario autorizado ha determinado, en ejercicio de su criterio profesional, que es razonablemente probable que el acceso solicitado cause un daño sustancial a esa otra persona
- La solicitud de acceso la realiza el representante personal de la persona y un profesional sanitario autorizado ha determinado, en ejercicio de su criterio profesional, que es razonablemente probable que la provisión de acceso a dicho representante personal te cause un daño sustancial a ti o a otra persona
Si denegamos una solicitud de acceso por alguno de los tres motivos descritos anteriormente, tienes derecho a que se revise nuestra denegación de acuerdo con los requisitos de la legislación aplicable.
4. Tienes derecho a solicitar una corrección de tus datos sanitarios protegidos, pero podemos denegar tu solicitud de corrección si determinamos que los datos sanitarios protegidos o el registro objeto de la solicitud:
- No fue creada por nosotros, a menos que aportes una base razonable para creer que el originador de la información sanitaria protegida ya no está disponible para actuar sobre la modificación solicitada
- No forma parte de tu historial médico o de facturación
- No está disponible para su inspección según lo establecido anteriormente
- No es exacta y completa
En cualquier caso, cualquier corrección acordada se incluirá como una adición a los registros ya existentes, y no como una sustitución de los mismos.
5. Tienes derecho a recibir una relación de las divulgaciones de información sanitaria protegida que hayamos hecho a personas o entidades distintas de ti durante el plazo previsto por la ley, salvo en el caso de las divulgaciones:
- Para llevar a cabo el tratamiento, el pago y las operaciones de asistencia sanitaria según lo dispuesto anteriormente
- A las personas implicadas en tu asistencia o para otros fines de notificación previstos por la ley
- Para fines de seguridad nacional o de inteligencia según lo dispuesto por la ley
- A instituciones penitenciarias o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, según lo dispuesto por la ley
- Que ocurrió antes del 14 de abril de 2003
- Que de otro modo la ley no exige que se incluyan en la contabilidad
6. Tienes derecho a solicitarnos y recibir una copia en papel de este aviso.
7. Los derechos anteriores sólo podrán ejercerse mediante comunicación escrita dirigida a nosotros. Cualquier revocación u otra modificación del consentimiento deberá sernos entregada por escrito.
Quejas
Si crees que se han vulnerado tus derechos de privacidad, debes ponerte en contacto inmediatamente con nuestro Consultorio o con nuestro Responsable de Privacidad. Todas las reclamaciones deben presentarse por escrito. No emprenderemos ninguna acción contra ti por presentar una queja. También puedes presentar una queja ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos.
Beam Orthodontics
- Dirección:
4724 Sweetwater Blvd #103, Sugar Land, TX 77479
- Teléfono:
(281) 313-8890
HIPAA NOTICE • REQUIRED FEDERAL DISCLOSURE
Notice of Privacy Practices
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.
- Get a copy of your record
- Correct your record
- Request confidential comms
- Ask us to limit what we share
- List of those we’ve shared with
- Get a copy of this notice
- Choose someone to act for you
- File a complaint
- Share with family/friends
- Share in disaster relief
- Marketing (requires permission)
- Sale of info (requires permission)
- Psychotherapy notes (permission)
- Opt out of fundraising
- Treat and care for you
- Run our practice
- Bill for your services
- Public health & safety
- Research
- Comply with the law
- Legal actions & subpoenas
Section 1 — Your Rights
When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.
Get an electronic or paper copy of your medical record
You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
Ask us to correct your medical record
You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
Request confidential communications
You can ask us to contact you in a specific way (for example, home, office, or cell phone) or to send mail to a different address.
We will say “yes” to all reasonable requests.
Ask us to limit what we use or share
You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” — for example, if it could affect your care. If we agree, we may still share information in the event that you need emergency treatment.
If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
Get a list of those with whom we’ve shared information
You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
Get a copy of this privacy notice
You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
Choose someone to act for you
If someone has authority to act as your personal representative, such as if someone has your medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
Note for parents of orthodontic patients: When a parent or legal guardian accompanies a minor patient, we will provide this notice to the parent or guardian and make a good-faith effort to obtain written acknowledgment of receipt, as required by 45 CFR §164.520(c)(2)(ii).
Section 2 — Your Choices
For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.
You have both the right and choice to tell us to:
- Share information with your family, close friends, or others involved in your care or payment for your care
- Share information in a disaster relief situation
If you are not able to tell us your preference — for example, if you are unconscious — we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
We never share your information unless you give us written permission for:
Marketing purposes • Sale of your information • Most sharing of psychotherapy notes
Fundraising
We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again. If we have your substance use disorder patient records (subject to 42 CFR Part 2), we will give you clear and conspicuous notice in advance and a meaningful choice about whether to receive fundraising communications that use your Part 2 information.
Section 3 — Our Uses & Disclosures
How we typically use or share your health information
Treat You
We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.
Example: Your orthodontist coordinates with your general dentist or an oral surgeon to plan your treatment.
Run Our Organization
We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.
Example: We use health information about you to manage your treatment and services, conduct quality reviews, and train our staff.
Bill for Your Services
We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.
Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your orthodontic services.
How else we may use or share your health information
We are allowed or required to share your information in other ways — usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes.
Important — Substance Use Disorder Records (42 CFR Part 2): In all cases below, if we have substance use disorder patient records about you subject to 42 CFR Part 2, we cannot use or share information in those records in civil, criminal, administrative, or legislative investigations or proceedings against you without (1) your written consent or (2) a court order and a subpoena.
Help with Public Health and Safety Issues
We can share health information for certain situations such as: preventing disease, helping with product recalls, reporting adverse reactions to medications, reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence, and preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.
Do Research
We can use or share your information for health research, subject to applicable legal requirements and protections.
Comply with the Law
We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
Respond to Organ and Tissue Donation Requests
We can share health information about you with organ procurement organizations.
Work with a Medical Examiner or Funeral Director
We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
Address Workers’ Compensation, Law Enforcement & Other Government Requests
We can use or share health information about you for workers’ compensation claims; for law enforcement purposes; with health oversight agencies; and for special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
Respond to Lawsuits and Legal Actions
We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
Redisclosure Notice (required under 45 CFR §164.520): Please be aware that PHI disclosed by our practice may be redisclosed by the recipient and may no longer be protected under the HIPAA Privacy Rule, unless stronger federal confidentiality protections (such as 42 CFR Part 2 for SUD records) apply.
Section 4 — Our Responsibilities
We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
We will not use or share your information other than as described in this notice unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.
For more information, visit: www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/notice-privacy-practices
Section 5 — Changes to the Terms of This Notice
We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our website. Any material changes will be posted with an updated effective date, consistent with 45 CFR §164.520(b)(1)(v)(C).
Section 6 — File a Complaint If You Feel Your Rights Are Violated
You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information in the Contact section below.
You can also file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights:
- By mail: 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201
- By phone: 1-877-696-6775
- Online: www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint
Section 7 — Contact & Privacy Officer
Privacy Officer
Dr. Rodriguez
Phone
(281) 313-8890
dr.r@bracesinsugarland.com
Mailing Address
4724 Sweetwater Blvd #103, Sugar Land, TX 77479, US
Office Hours
- Monday: 9:00 AM - 5:00 PM
- Tuesday: 9:00 AM - 5:00 PM
- Wednesday: 9:00 AM - 5:00 PM
- Thursday: 9:00 AM - 5:00 PM
- Friday: 9:00 AM - 5:00 PM
Fax
N/A
U.S. Department of Health & Human Services — Office for Civil Rights:
200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 | 1-877-696-6775 | www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint
If you participate in a patient portal for accessing your records online, you may contact us through the portal’s secure messaging system in addition to the methods listed above.
This notice was prepared in accordance with the HIPAA Privacy Rule (45 CFR §164.520) and 42 CFR Part 2. Content based on the HHS OCR Model Notice for Health Care Providers, last reviewed February 13, 2026.
Effective Date: February 16, 2026